Chargé(e) de communication & événementiel F/H

L'entreprise

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS, l’IPSA est une école d’ingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris, Toulouse et Lyon, l’IPSA propose à ses 3100 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme d’ingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission, l’école s’engage à former des ingénieurs audacieux, créatifs et innovants, qui ont une responsabilité humaine, éthique et sociétale

Description du poste

Contribuer à la conception, la préparation et la réalisation des événements internes et externes de l’école, tout en assurant le suivi administratif, budgétaire et logistique du pôle événementiel et service communication et vie associative.

1. Organisation des événements

· Participer à la planification et à la logistique des événements internes et externes.

· Gérer les prestataires (lieux, traiteurs, matériel, décoration, sécurité, technique…).

· Contribuer à la coordination entre les services internes (pôle communication, relations entreprises, scolarité, direction académique, associations étudiantes).

· Assurer la présence opérationnelle lors des événements (installation, accueil, suivi, démontage).

· Participer à la création des supports de communication liés aux événements (signalétique, invitations, affiches, visuels écrans, etc.)

· Mettre à jour les documents de suivi des événements

· Gestion des points contribution vie étudiante des étudiants

2. Suivi budgétaire, administratif et comptable

· Participer au suivi du budget du service communication

· Centraliser les devis, les saisir dans le logiciel Basware pour intégration et suivi comptable.

· Vérifier la conformité des devis et bons de commande avant transmission.

· Assurer le suivi de facturation : réception, vérification, envoi à la comptabilité.

· Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses et engagements budgétaires.

· Être garant(e) de la bonne traçabilité des flux financiers du pôle événementiel.

3. Gestion de la communication par l’objet (goodies)

· Gérer la communication par l’objet en lien avec les prestataires et les services internes.

· Garantir la cohérence visuelle et qualitative des objets distribués (conformité à la charte graphique et respect des normes).

· Suivre les commandes, les stocks et les délais de livraison.

· Anticiper les besoins internes (JPO, salons, événements, autres services, etc.). · Assurer le reporting des dépenses et consommations liées aux goodies.

4. Gestion du parc d’écrans TV

· Administrer le parc d’écrans présents sur les campus (accueil, cafétéria, halls, etc.).

· Mettre en ligne les contenus (visuels, vidéos, annonces) et assurer leur mise à jour régulière.

· Coordonner la création des visuels avec la graphiste (formats, calendrier, diffusion).

· Veiller à la cohérence des messages et à la qualité des supports diffusés.

· Être garant(e) du bon fonctionnement technique des écrans (signalement et suivi des pannes, relation avec le service technique ou le prestataire).

Profil recherché

Formation :

Bac +3 à Bac +5 en communication, événementiel, gestion administrative ou marketing.

Compétences métiers :

· Bonne connaissance de la chaîne logistique événementielle.

· Aisance administrative et maîtrise du suivi budgétaire (devis, facturation, tableaux de bord).

· Connaissance des outils comptables (Basware ou équivalent).

· Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint).

· Bon niveau rédactionnel et sens du détail.

· Connaissances de base en conception visuelle et coordination avec des graphistes.

Compétences comportementales :

· Rigueur, méthode et fiabilité.

· Organisation et gestion des priorités.

· Esprit d’équipe et goût du travail collaboratif.

· Polyvalence et réactivité.

· Bon relationnel et sens du service.

· Capacité à travailler dans un environnement dynamique et stimulant.

Avantages

• Tickets restaurant à 11 € (pris en charge à 60 % par l’employeur)
• Mutuelle d’entreprise avec une prise en charge à 60 %
• Abonnement de transport en commun remboursé à 60 %
• Forfait Mobilité Durable (jusqu’à 240 € / an)
• Prime de participation, selon conditions
• 1 jour de télétravail hebdomadaire possible, sous conditions

Réf: 2aebb0e5-7b2d-4583-93fa-3c6b9e553f37