Coordinateur Administratif F/H

Description de l'entreprise

L’ÉCOLE DE L’EXPERTISE INFORMATIQUE ET DE L’INNOVATION

Membre du Groupe IONIS, Epitech est l’école de l’expertise informatique et de l’innovation. 

Epitech forme chaque année plus de 6 000 étudiants sur ses 15 campus en France et 5 à l’International, par l’intermédiaire du Programme Grande Ecole en 5 ans après le Bac et de ses MSc en 2 ou 3 ans après un Bac +2/+3.

Epitech tire son originalité de sa méthode pédagogique qui permet à ses étudiants de grandir, de s’épanouir et de réussir. Avec un programme pratique de 200 projets possibles, cette méthode orientée projets leur permet d’acquérir l’ensemble des compétences techniques, humaines, sociales (ouverture d’esprit et innovation) qui font d’elles et d’eux des experts reconnus en entreprise.
 
Le parcours leur apporte également expérience en entreprise, 30 % du temps, et expérience internationale sur les campus internationaux ou auprès d’une des 120 universités partenaires, contribuant au développement d’une vision globale des enjeux. Les étudiants d’Epitech sont des profils recherchés, embauchés avant même de sortir de l’école.

Ils évoluent ensuite, tout au long de leur carrière, dans un réseau de près de 10 000 Alumni.

Sous la responsabilité de la Direction du campus et de la hiérarchie telle qu’elle résulte de l’organisation de l’entreprise, vos principales missions seront :

Description du poste

1. Coordination des intervenants pédagogiques  

Rédaction et suivi des contrats (CDD FO…).

Gestion administrative des intervenants : suivi des heures, factures, déclarations.

Constitution et transmission des demandes d'autorisations à enseigner au Rectorat.

2.     Gestion administrative des apprenants et étudiants

Traitement des inscriptions et réinscriptions.

Suivi et collecte des documents administratifs obligatoires.

Gestion des demandes de bourses, contractualisation.

Suivi des impayés et relances, en lien avec le service comptable.

Mise à jour des informations personnelles (bases de données, outils internes).

Suivi des assiduités (émargements, rappels, justificatifs, reporting).

3.     Suivi des dispositifs de financement

Gestion et mise à jour des effectifs déclarés (SIFA, CVEC…).

Complétion des dossiers de financement (France Travail, Transition Pro, EDOF…).

Reporting aux financeurs et suivi administratif des obligations (émargement, assiduité…).

4.     Pilotage administratif et coordination interne.

Suivi du bon fonctionnement du secrétariat (accueil, standard, gestion des courriers et RDV, etc.).

Coordination avec la direction pédagogique et la direction du développement.

Suivi administratif des assistants pédagogiques et des intervenants.

Application et suivi des processus QUALIOPI sur les volets administratifs.

Suivi des relations entreprises via les livrets d’alternance, visites et évaluations

5.     Suivi comptable et gestion des achats

Gestion des bons de commandes et des factures (vie du campus, intervenants, prestataires).

Suivi des dépenses administratives en lien avec le service comptable.

6.     Support à la Direction du Campus

Déclaration des nouveaux salariés à la médecine du travail.

Organisation de l’agenda, des réunions et déplacements du directeur de campus.

Rédaction de documents, notes, présentations, comptes-rendus.

Transmission et fiabilisation des informations remontées par les écoles du réseau.

Reporting régulier (hebdomadaire, mensuel, annuel).

7.     Participation à la vie du campus

Participation à l’organisation des événements internes (rentrées, JPO, forums, salons…).

Appui aux actions de communication et de promotion

Profil recherché

H/F. de formation niveau bac +2.

Bonne maîtrise des logiciels usuels (Word, Excel, Powerpoint) et des outils Internet.

Vous possédez un sens relationnel développé. Vous êtes organisé (e), rigoureux (se) et à l’aise avec les chiffres. Polyvalent (e), vous reportez efficacement à votre hiérarchie. Excellente présentation et expression demandées.

Jours travaillés : du lundi au vendredi à 39H

Avantages : CE, Carte Ticket restaurant, 5 semaine de congés + 5 jours conventionnels, 11 RTT/an, Participation

Intéressé(e), merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation.

Réf: eff25c17-b600-44b7-aca7-b0d47163695d