Chargé(e) d'Administration des Ventes F/H

L'entreprise

Le Groupe Ontolia regroupe 5 sociétés, dont une filiale à l’international. Implanté à Nantes (siège social), Toulouse, Metz, Paris et Montréal, nous comptons plus de 150 collaborateurs, et réalisons un CA consolidé de 13 M€. Leader dans notre secteur d’activité et acteur incontournable de la EdTech, nous travaillons à développer des solutions innovantes adaptées pour l'enseignement et la formation. 

Vos Missions

Vous rejoignez l’équipe en charge de l’administration des ventes (4 personnes), rattachée à la Direction Administrative et Financière.

C’est une équipe dynamique et soudée, où la bonne ambiance et l’esprit d’entraide font partie du quotidien. Vous contribuerez au cycle complet de l'adminitration des ventes, du devis au recouvrement pour les différentes sociétés du groupe.

Les principales missions de ce poste sont :

• Gestion administrative des ventes

Assurer le suivi des contrats clients, avenants et création des comptes clients,

Contrôler la qualité des données contractuelles : vérification de la complétude,  conformité et exactitude des informations reçues,

Mettre à jour de façon rigoureuse les données clients et les commandes dans les outils internes,

• Gestion du portefeuille client

Etablir les devis sur la base des propositions commerciales,

Suivre le cycle de vie contractuel (signature, renouvellement, résiliation, reconduction tacite),

Contribuer à la préparation et à la remise des dossiers d’appels d’offres,

Être le point de contact clients lors des sollicitations en lien avec la facturation,

• Facturation et suivi des encaissements

Animer les points mensuels de préparation de la facturation,

Emettre les factures clients pour les projets et les abonnements de services  numériques,

Enregistrer les paiements e-commerce,

Mener les actions de recouvrement,

• Reporting

Etablir le suivi trimestriel du chiffres d'affaires,

Garantir la fiabilité du reporting en lien avec les équipes opérationnelles,

Profil recherché

Vous êtes Diplômé(e) en gestion, commerce ou administration des ventes (Bac +2 minimum).

Vous pouvez possédez une expérience d’au moins 2 ans dans une fonction similaire.

Vous êtes à l’aise avec les chiffres et les outils digitaux, et vous maîtrisez des outils bureautiques (notamment Excel) aisni que les logiciels de gestion commerciale (ERP, CRM, etc.).

Vous être reconnu(e) pour votre excellente compétence organisationnelle et votre rigueur dans le traitement des dossiers.

Vous avez le sens du service client, un esprit d’équipe et vous savez gérer les priorités.

A noter que la pratique de  l’anglais écrit est un plus.

Parmi nos avantages :

• Locaux en plein centre-ville de Nantes
• Jours de RTT
• Télétravail possible à hauteur de 2 jours par semaine, dès la validation de la période d’essai
• Mutuelle et prévoyance 
• Tickets restaurant

Notre processus de recrutement

• Tout commence avec un échange téléphonique de découverte avec notre équipe RH (30 min),
• Dans un second temps, vous rencontrerez notre Responsable ADV puis notre DAF(environ 1h30) : échange autour de vos expériences, motivation, présentation plus détaillée du poste, mises en situation…
• Nous vous faisons part de notre décision finale sous 2 semaines,
• Nous planifions ensemble une date pour vous faire rencontrer votre future équipe et découvrir les locaux avant votre prise de fonction.

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