Assistant de direction (Direction Générale) - CDD F/H

L'entreprise

« Embellir la ville et la vie », telle est la mission de Néotoa !

Au-delà de faire notre métier avec passion, nous, salariés de Néotoa partageons une vraie culture commune. Nous nous mobilisons autour d’un même objectif : la satisfaction client, et portons 4 valeurs clés : Solidarité, Audace, Considération & Pérennité.

Notre épanouissement n’est pas qu’une mission des Ressources Humaines, c’est bien au-delà, un engagement d’entreprise, une confiance donnée, pour gagner en confort, en compétences, en qualité de vie au travail.

Concrètement, cela se traduit par :

• Un processus de recrutement participatif (les équipes sont associées au choix du candidat).
• Une mobilité interne favorisée : 1 poste sur 3 pourvus en interne en 2024.
• Un parcours d’intégration individualisé.
• La conduite de projets transversaux, ouverts à la participation de tous.
• Une politique de formation ambitieuse afin de développer les compétences des collaborateurs tout au long de leur vie (6% de la masse salariale !).
• Un environnement de travail agréable : des horaires modulables, du télétravail, des RTT…
• Une politique sociale dynamique : Primes de fin d’année & de vacances, Intéressement, Forfait mobilité durable, Egalité Femme/Homme avec l’allongement du congé maternité/paternité, Dispositif de retraite progressive supra-légal…
• La prise d’initiatives étendue : Eh oui, on a tous de bonnes idées !

Et vous, aimeriez-vous travailler dans une entreprise libérée ?

Description du poste

En binôme avec une autre assistante de direction, vous apportez un appui administratif à la Direction Générale et au Comité de direction, vous assurez l’interface interne et externe de la gouvernance et vous contribuez au bon fonctionnement des instances décisionnelles.

Missions principales :

Appui à la Direction Générale et à la gouvernance
•    Gérer l’agenda, les réunions, les rendez-vous et l’organisation logistique de la Direction Générale.
•    Assurer l’interface de la Direction Générale et du Comité de Direction avec les services internes, les partenaires institutionnels, les élus, les administrateurs et les parties prenantes externes.
•    Apporter un premier niveau de réponse et d’orientation aux sollicitations internes et externes.

Organisation et gestion des instances 
•    Préparer, organiser et assurer la gestion administrative des instances : Conseils d’Administration, Bureaux, Assemblées Générales, Comités et instances partenaires, Conseil de Concertation Locative.
•    Préparer les dossiers des instances, assurer le secrétariat des réunions, rédiger et sécuriser les documents produits (procès-verbaux, délibérations, résolutions).
•    Veiller, en lien avec les services compétents, à la conformité réglementaire et juridique des actes.
•    Assurer un appui technique à l’organisation des élections des représentants de locataires auprès de la Directrice des Relations Institutionnelles (notamment la gestion de la relation avec les prestataires et les associations de locataires).

Coordination administrative et documentaire
•    Assurer la gestion administrative courante : courrier, parapheurs, archivage papier et numérique.
•    Gérer et tenir à jour la documentation de la Direction Générale (GED, CRM, intranet, extranet).
•    Assurer la veille et l’animation de la documentation technique, juridique et institutionnelle.

Pilotage d’événements et représentation
•    Piloter et organiser des événements institutionnels et opérationnels (cérémonies de remise de clés, congrès, séminaires, réunions).
•    Contribuer à la communication interne et externe de la Direction Générale (supports, diffusion d’informations, intranet).

Continuité de service 
•    Assurer la continuité de service en cas d’absence de l’assistante de direction.

Profil recherché

Et si c'était vous ? 

Véritable partenaire de confiance de la Direction Générale, vous justifiez d’au moins 10 ans d’expérience en assistanat de direction générale, dans un environnement structuré et exigeant.

Vous possédez de solides compétences relationnelles et savez interagir avec différents interlocuteurs.

Reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre discrétion, vous alliez efficacité opérationnelle et qualité relationnelle.

Autonome, proactif(ve) et à l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs, vous appréciez le travail en binôme et contribuez activement à la continuité et à la qualité du service rendu à la Direction Générale.

Modalités 

• CDD de4 mois à pourvoir fin mai / début juin
• Temps plein - 38H45 - RTT 
• Poste basé à Rennes -Boulevard de Verdun 
• Déplacements ponctuels (permis B necessaire)

Réf: bc549e39-1f6a-4de8-951b-6575d95f85a2