Assistant de direction F/H

L'entreprise

« Embellir la ville et la vie », telle est la mission de NEOTOA !

Au-delà de faire notre métier avec passion, nous, collaborateurs de NEOTOA partageons une vraie culture commune. Nous nous mobilisons autour d’un même objectif : la satisfaction client, et portons 4 valeurs clés : la Proximité, le Bien-être, le Développement durable et l’Innovation.

Notre épanouissement n’est pas qu’une mission RH, c’est bien au-delà, un engagement d’entreprise, une confiance donnée, pour gagner en confort, en compétences, en qualité de vie au travail.

Concrètement, cela se traduit par :

• Un processus de recrutement participatif (les équipes sont associées au choix du candidat) favorisant la mobilité interne
• Un parcours d’intégration individualisé, avec le soutien de référents ou tuteurs internes
• Des réseaux métiers/petits déjeuners métiers pour partager les bonnes pratiques avec ses pairs ou découvrir de nouveaux métiers
• La conduite de projets transversaux, ouverts à la participation de tous
• Une politique de formation ambitieuse afin de développer les compétences des collaborateurs tout au long de leur vie (4% de la masse salariale !)
• Un environnement de travail agréable : des horaires modulables, du télé-travail, des accords d’entreprise avantageux, la prévoyance, la retraite surcomplémentaire, le PEE, le PERCO…
• La prise d’initiatives étendue : et oui, on a tous de bonnes idées !

Et vous, aimeriez-vous travailler dans une entreprise libérée ?

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction Générale et sous la responsabilité de l'Attachée de Direction, vous prenez en charge les missions suivantes dans le cadre d'un surcroit d'activité : 

• Gérer l’interface de la Direction Générale en interne et externe :
  • accueil physique (ponctuellement) et téléphonique,
  • gestion du courrier,
  • gestion quotidienne de l’agenda (rendez vous et réunions) et des déplacements de la Direction Générale (réservations et notes de frais), 
  • mise à jour de la base de données sur l’outil électronique de gestion de la relation client (CRM) et dans la base documentaire de la GED (Gestion Electronique de Données) ;
• Réaliser le traitement administratif des activités liées à votre domaine technique: gestion du courrier, des parapheurs, publipostage, emailing de masse… ;
• Assurer le pilotage et l’organisation des cérémonies de remise des clés en lien avec tous les partenaires et parties prenantes internes et externes ;
• Assurer la suppléance de l’Attachée de Direction en cas d’absence notamment préparer les dossiers des instances (conseils d’administration et assemblées générales), organiser et assurer le secrétariat du Conseil d’Administration et des bureaux du CA et gérer les relations avec les administrateurs (indemnisations, présence, pouvoirs, assistance informatique premier niveau…) ;
• Prendre en charge l’organisation des séminaires et du congrès HLM : gestion des agendas des parties prenantes, réservation des salles, hôtels, transports, restaurants …
• Assurer la rédaction, la validation, le suivi et le contrôle des bons de commande, des factures en lien avec le budget de la Direction Générale ;
• Réaliser, actualiser et diffuser des documents et supports de communication internes (alimenter l’intranet de la Direction Générale) ainsi que ceux relatifs aux évènements externes (congrès, remise de clés, …)

Profil recherché

Vous êtes issu(e) d’une formation supérieure en Assistanat ou équivalent. Vous justifiez d'une expérience préalable réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire en assistanat de direction au sein d’un environnement exigeant.

Vous avez un excellent sens de l'organisation et et une réelle capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Vous avez de grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale.

Vous savez faire preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles.

Vous maîtrisez la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher) et les Outils de communictaion (Outlook, Teams)

Modalités :

• Poste à pourvoir des que possible
• CDD de 9 mois à temps plein(38h45/sem) - RTT
• Poste rattaché à la Direction Générale
• Poste principalement sédentaire basé su siège social, mais qui requiert des déplacements ponctuels  : remises de clés, organisation d’événements (congrès, réunions …)

Réf: 7c966b8a-d0ff-4f97-af9a-b72464000b9c