Coordinateur administratif stages F/H

L'entreprise

Établissement d’enseignement supérieur privé, Rennes School of Business est une école internationale de management située en Bretagne, dont la mission est de préparer, par l’enseignement et la recherche, des managers responsables et innovants à agir efficacement dans un environnement globalisé.

Rennes SB se distingue par un corps professoral unique avec près de 90 % de professeurs permanents internationaux, représentant 40 nationalités différentes.

Description du poste

Le/La Internship Officer fait partie intégrante de l’équipe dédiée à l’insertion professionnelle. Il/Elle intervient une fois le stage trouvé, pour en assurer le suivi administratif en termes de validation de la convention, vérification des missions de l’étudiant.e en lien avec le programme dans lequel il/elle est inscrit.e. Il/elle assure la relation avec l’entreprise et l’étudiant sur son périmètre. 

MISSION 1 : COORDONNER L'ACTIVITE STAGES
- Suivre les étudiants.es AVANT le stage :
o Assurer la validation des stages : étude de la fiabilité des demandes, validation des critères pédagogiques en 
adéquation avec le programme concerné.
o Coordonner l’administratif des conventions de stage dans un délai optimal : édition des conventions, signature des parties prenantes, modifications et éditions d’avenants.
o Assurer la communication étudiante et entreprise, via mails, Zendesk, Jobteaser et permanences à Aloha.
o Mettre à jour les informations dans les différents tableaux de suivi.

- Suivre les étudiants PENDANT leurs stages :
o Être le contact des étudiants durant leur stage : répondre à leurs questions, leur transmettre des informations, résoudre leurs problèmes et savoir solliciter d’autres services/parties  prenantes si besoin de relais ou d’expertises.
o Communiquer les points de blocage et les difficultés rencontrées à son Responsable ou au Chargé Amélioration Continue, selon le sujet.
o Répondre aux demandes des entreprises sur des questions relatives aux aspects administratifs et légaux.
o S’assurer du bon envoi et de la bonne réception des évaluations des entreprises d’accueil.

MISSION 2 : ASSURER LA VALIDATION PEDAGOGIQUE APRES LE STAGE
- Organiser et participer aux Exam Boards du Career Centre : validation des notes et critères pédagogiques.
- Communiquer aux étudiants les résultats entérinés durant l’Exam Board.
- Identifier et gérer les étudiants ayant un stage de rattrapage à réaliser : envoyer les modalités de rattrapage selon l’année académique du stage à rattraper, collecter les BCD s’il y en a et recruter des correcteurs (contrats, répartition, facturation).
- Préparer le jury de sortie du programme concerné : récapituler individuellement les parcours de chaque étudiant et vérifier la validation de leurs obligations de stage.

MISSION 3 : COLLABORER A LA VIE DE L’EQUIPE, DU SERVICE CAREER CENTRE ET DU DEPARTEMENT RELATION ECOLE ENTREPRISES
- Participer activement aux différentes réunions/événements en lien avec ses activités ainsi qu’aux réunions du Career Centre et du département R2E.
- Contribuer à l’amélioration continue du service et à la rédaction des process.
- Partager les bonnes pratiques permettant de simplifier l’organisation.
- Participer aux divers projets du Career Centre.
- Mettre à jour les tableaux de bord et la base de données entreprises recrutant les étudiants en stage, s'assurer de la fiabilité des données entrantes sur Hubspot.

Profil recherché

Titulaire d'un Bac+2, vous aimez les missions administratives. Vos capacités d'analyse et votre goût pour l'ammélioration continue vous permettent d'être force de proposition dans les actions à mener. Vous parlez anglais, et êtes à l'aise dans un relationnel avec les étudiants. 

Réf: 3f37b588-d7d2-4df4-b6bf-e093e846b707