RESPONSABLE ADJOINT DES SERVICES SUPPORT METIERS GL F/H

MISSIONS PRINCIPALES

    Co-organiser, co-gérer et co-animer les équipes

       Etablir les régularisations annuelles des charges et des révisions budgétaires

       Assurer le suivi administratif de tous les contrats de maintenance sous IKOS

       Accompagner, en tant que service support, toutes les équipes de proximité

       Fiabiliser et garantir toutes les écritures relatives aux comptes clients et sur les biens

       Réaliser et contrôler tous les mouvements (entrées, sorties) liées au patrimoine

         Assurer le suivi des sinistres, des indemnités et des contrats d’assurance du patrimoine

         Mettre à jour et analyser les indicateurs de gestion mensuelle

         Assurer la communication adaptée à destination des clients

         Assurer la continuité de service en cas d’absence du Responsable de la Gestion locative centralisée                 sur les missions relatives au quittancement, au support GL, aux activités sur les comptes clients

         Participer aux réunions de concertation locative avec les amicales de locataires

MISSIONS LIEES AU PATRIMOINE IMMOBILIER

     Participer aux réunions de mise en place de la création du Patrimoine

     Contrôler la saisie du patrimoine

     Mettre en place et suivre la politique de revalorisation annuelle des loyers plafonds

     Suivre et mettre à jour les conventions de conventionnement

     Gérer la grille tarifaire et patrimoniale des nouveaux programmes

     Effectuer la mise à jour courante de la base de données

     Veiller à la cohérence de la base de données locatives

     Garantir l’actualisation des loyers plafonds, des loyers à la relocation et des loyers pratiqués dans le SI

     Vérifier les résultats des processus informatiques (ex : revalorisation des loyers)

     Assurer toutes actions de communication nécessaires en interne et en externe et vers nos clients

MISSIONS DE GESTION DES REGULARISATIONS DES CHARGES

     Planifier et animer le comité trimestriel des charges récupérables avec les Responsables d’agences et           le service comptable

     Effectuer les régularisations annuelles des charges et les révisions budgétaires nécessaires sur tout le             patrimoine y compris les copropriétés

     Préparer, proposer, suivre et analyser les budgets et leurs ajustements en anticipant les charges à venir         et réaliser la régularisation annuelle en lien avec la direction financière

      Assurer le suivi administratif de tous les contrats de maintenance et des avenants en lien avec le                             Responsable maintenance (Enregistrement dans le SI, révision des indices, calcul des coefficients de              révision des prix, prise en compte des pénalités dans le cadre des régularisations des charges)

     Anticiper et analyser les impacts, les écarts et variations mensuelles et annuelles

     Collaborer avec le Responsable contrats pour obtenir les relevés de consommation et les factures

     Calculer et garantir une répartition équitable des charges entre les locataires en fonction des                                      consommations réelles et des charges communes

     Résoudre les désaccords en lien avec les responsables d’agences et trouver des solutions                                           satisfaisantes pour toutes les parties

     Présenter les régularisations de charge aux amicales des locataires

     Etre associé à l’ensemble des études prévisionnelles réalisées par la direction

     Mettre en place et tenir les tableaux de bord liés aux charges

     Piloter l’observatoire des charges

     Veiller à la règlementation en vigueur et suivre les évolutions règlementaires

MISSIONS LIEES A L’ACTIVITE DE GESTION DES ASSURANCES ET DES SINISTRES

     Assurer le suivi des sinistres et du recouvrement des indemnités

     Suivre et négocier les contrats d’assurance du patrimoine

MISSIONS MANAGERIALES

    S’approprier les décisions de la direction, veiller à leur mise en œuvre en s’assurant de leur bonne                          compréhension par les équipes de travail 

     Fixer les objectifs individuels, en assurer le suivi et mettre en œuvre les moyens permettant de les                          réaliser et de les atteindre

     Evaluer vos collaborateurs et contribuer à leur évolution

     Être force de proposition et favoriser l’initiative en reconnaissant le droit à l’erreur pour une meilleure                 efficacité

     Accompagner l’expression et le développement des compétences de l’équipe et de chacun des                          membres 

     Proposer à la direction les adaptations des effectifs du service et plus particulièrement (les                                         modifications d’horaires de travail, les embauches, les mutations, les promotions, les évolutions de                      classification, les ajustements de rémunérations, les licenciements, et toute sanction disciplinaire pour          le personnel dont il a la responsabilité

     Réaliser les entretiens annuels d’appréciation avec les personnes placées sous sa responsabilité

     Déterminer les besoins de son personnel en formation

     S’assurer de la qualité de la communication

     Susciter l’information montante par la consultation de ses collaborateurs

     Assurer la diffusion de l’information descendante dans son service

     Déléguer, chaque fois que cela est possible, une partie de ses activités et en assurer le suivi

     Etre responsable de la transmission des informations nécessaires à la fonction personnel pour le calcul         de la paie et la gestion du personnel (absences, congés, accidents de travail…) concernant les                                  personnes de son service

     Etre responsable du respect des normes d’hygiène, de sécurité et d’environnement, dans son service

     Faire toute proposition susceptible d’améliorer les conditions d’hygiène et de sécurité

     Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par le directeur

     Assurer la bonne transversalité des actions de l’équipe avec le personnel de l’agence et du siège

     Organiser le travail de son équipe, s’assurer de sa bonne réalisation et prendre les mesures correctives            nécessaires

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :

•  Tableaux de bord
•  Rapport d’activité annuel
•  Rapport mensuel
•  Notes de service

Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Notes d’information aux locataires

COMPETENCES REQUISES

Destiné(e) à rencontrer des personnes internes et externes et à porter les valeurs de l’entreprise, le collaborateur/la collaboratrice doit avoir la volonté de mettre la qualité de service et la satisfaction des locataires au centre de ses préoccupations.

Compétences techniques – Les « savoirs » :

•   Maîtrise des techniques de traitement des données quantitative de gestion et comptable
•   Connaissance des enjeux et de la règlementation locative (baux, charges, loyers, surloyers)
•    Maîtrise de l’outil informatique et du pack office
•    Maîtrise du management d’équipe

Compétences professionnelles – Les « savoir-faire » :

•   Capacité à piloter et manager une équipe
•   Capacité à rendre compte
•   Capacité rédactionnelle
•   Capacité à prendre des décisions dans un contexte contraint « courage managérial »
•   Capacité à gérer les conflits
•   Capacité à assurer à la hiérarchie un reporting formel régulier
•   Capacité à travailler en mode transversal dans un souci de satisfaction des clients internes
•   Agilité
•   Organisation
•   Rigueur
•   Méthodologie

Compétences comportementales – Les « savoir-être » :

•   Aisance relationnelle
•   Esprit d’équipe
•   Disponibilité
•   Réativité
•   Esprit d’initiative
•   Ecoute
•   Dynamisme
•   Leadership

Domaine/spécialité :  Immobilier/Comptabilité-Gestion/Profession Immobilière

Niveau de formation initial :  Bac+5

Expérience : 4 à 5 ans minimum

Evolutions possibles : Responsable d’Agence, Responsable d’Agence Adjoint

Lieu: Le poste est basé à Cayenne avec des déplacements sur le territoire.