Chargé des opérations Bureaux F/H

L'entreprise

Au cœur du XVIIᵉ arrondissement, entre le parc Monceau et Batignolles, La Fondation dévoile un lieu exceptionnel de plus de 10000m2 imaginé par les designers Roman & Williams.

Il accueille en son sein un hôtel 5 étoiles, deux restaurants, un rooftop, un espace de bureaux avec auditorium et jardin suspendu, ainsi qu’un club de sport intégrant un mur d’escalade et une piscine semi-olympique chauffée.
Cette résidence d’esprits libres donne un nouveau sens au mot hospitalité en proposant une expérience holistique inédite au coeur de Paris.

L’art tient le rôle principal de cette scénographie savamment étudiée.
Au sein de cette adresse unique :  58 chambres dont 3 suites réparties sur 7 étages permettent aux voyageurs de s’immerger dans le luxe discret des lieux.

Avec ses deux restaurants et son rooftop avec vue à 360° sur Paris, La Fondation s’impose comme le repère des épicuriens de la capitale. La brasserie La Base met à l’honneur des plats simples, frais et gourmands avec des produits de saison, bio et locaux. Le Restaurant emblématique de La Fondation, au 8e étage propose une cuisine française moderne de saison dans un cadre raffiné.

Refuge préservé de l’agitation quotidienne, le spa offre quant à lui des moments de douceur inégalés. Les adeptes du sport se retrouvent dans l'espace fitness équipé des dernières technologies pour des entraînements pointus encadrés par des athlètes de rénom. 

Description du poste

Sous l’autorité de la direction générale de Terlia, et en collaboration avec ses différents services, le Chargé des opérations Bureaux H/F sera en charge des missions suivantes, sans que cette liste soit limitative.

Le Chargé des Opérations des Bureaux de La Fondation joue un rôle clé dans la gestion quotidienne du pôle. Il est le bras droit de la directrice d’exploitation, garant de la qualité des services, et du bon fonctionnement global de toutes les activités opérationnelles. 

Supervision des services opérationnels

Il veille au bon fonctionnement de tous les départements des bureaux :

-          Réception et accueil client

-          Coffee Shop

-          Maintenance & sécurité

-          Événementiel

Lancement opérationnel des bureaux

-          Coordination de l’ouverture des espaces : rétroplanning, achats, procédures, outils.

-          Aide au recrutement, suivi et formation des équipes en lien avec la direction et les RH.

-          Suivi de l’installation et accompagnement des premiers locataires

-          Participe à la construction de l’offre serviciel

Gestion quotidienne & exploitation

-          Pilotage opérationnel des bureaux : facturation, gestion des stocks, outils de gestion.

-          Veille à la conformité : sécurité, accessibilité, normes légales

-          Assurer le bon fonctionnement quotidien des espaces (bureaux privatifs, salles de réunion, espaces communs), et garantir la qualité de service

-          Veiller à la propreté, l’aménagement, le bon état du matériel et la maintenance des équipements.

-          Gérer les stocks (papeterie, café, fournitures…) et les réassorts.

-          Coordonner les prestataires (ménage, sécurité, IT…).

-          Gérer les retours clients, répondre aux réclamations

 Suivi administratif & gestion

-          Assurer le suivi des contrats, des dossiers clients et aide à la facturation.

-          Collaborer à la planification budgétaire et au suivi des dépenses.

-          Mettre en place et suivre les procédures internes.

Animation & événementiel

- Dynamisation de la vie du lieu : événements réguliers, networking, communication interne.

- Coordination et gestion opérationnelle des événements entre les différents pôles, en collaboration avec la chargée événementiel

- Être force de proposition pour enrichir les formats, améliorer l’expérience et développer des offres créatives.

- Mettre en place des process pour fluidifier l’organisation et renforcer la satisfaction client.

- Coordination des équipes pour le bon déroulé des événements au sein de La Fondation

- Préparer les plannings, les fiches techniques et les briefs opérationnels.

- Gérer les besoins en mobilier, matériel, restauration, personnel.

- Coordonner les prestataires externes (technique, traiteur, sécurité, hôtes, etc.).

-Collaborer avec les équipes internes (accueil, maintenance, communication, restauration).

Technique & maintenance

-          Suivi quotidien des installations et coordination des interventions techniques.

-          Planification des entretiens et investissements à venir.

-          Sécurité des biens, des personnes et des équipes.

Profil recherché

Niveau Bac+4 minimum ou école de commerce

Capacité managériale

Excellente maitrise de l’anglais

Autonomie

Proactivité

Excellent relationnel

Excellent sens de l’organisation

Dynamisme

Rigueur dans la gestion de son activité

Capacité d’innovation, créativité et force de proposition

Capacité de résistance face aux situations de stress

Savoir vivre : politesse, courtoisie, diplomatie, sens de l’écoute et maitrise de soi

Réf: c9527fd1-95cc-4664-a2b8-dac7273ac7e7