Adjoint au responsable d'agence - Agence du Siège F/H

Auvergne Habitat

Auvergne Habitat est une Entreprise Sociale pour l'Habitat, filiale régionale du Groupe Action Logement, basée à Clermont Ferrand. Nous gérons 18 000 logements sur les territoires de l'Allier, du Puy de Dôme et du Nord Haute Loire principalement sur les secteurs urbains où se situent les attentes les plus fortes. Néanmoins, nous maintenons un développement maitrisé en secteur rural en réponse à des besoins identifiés: vieillissement, logement des jeunes, accession sociale notamment.

Notre société se veut également exemplaire en matière de Responsabilité Sociale et Environnementale; ainsi elle a fait le choix depuis 2011 de placer la RSE au cœur de sa stratégie.

Auvergne Habitat, principal bailleur social d'Auvergne, s'inscrit dans une véritable dynamique; en moyenne chaque année nous construisons et proposons à la location ou à la vente près de 500 logements et engageant la réhabilitation de 400 logements.

Description du poste

FINALITÉ

L'Adjoint au responsable d'agence participe, sur un territoire donné, à la gestion d’une unité décentralisée d’un patrimoine locatif. Il prend en charge le management de l’activité « Gestion technique » et des ressources humaines associées.

Il participe à l’animation et à l’encadrement de l’ensemble des collaborateurs de l’agence.

Par son action, contribue à la satisfaction des clients et partenaires, et de l’image de l’entreprise sur son secteur.

MISSIONS

Sous l’autorité du Responsable d'agence à qui il rend compte, dans le respect des procédures internes,

1. GESTION TECHNIQUE

• Assure le management et l’encadrement des chargés de secteur : décline à ses collaborateurs les objectifs qui lui ont été fixés en respectant les contraintes et spécificités du terrain, en mesure la réalisation et apprécie les résultats ;

• Est chargé de la gestion du patrimoine qui constitue le territoire de l’agence :

     - Supervise la commande et la réalisation des travaux liés à la remise en état des logements dans le respect des délais impartis, des budgets définis, et des objectifs de qualité nécessaires à la relocation (lutte contre la vacance) ;

     - Contrôle la planification et la mise en œuvre des contrôles sécurité et des visites de veille patrimoniale ; 

     - Suit le traitement des sinistres de la compétence de l’agence

     - Apporte conseil et assistance aux Chargés de secteur dans la gestion technique du patrimoine de l’agence;

• Vient en appui du responsable d’agence en ce qui concerne l’évolution du patrimoine de l’agence :

     - Formule des avis sur la typologie et la configuration des logements à produire ;

     - Est associé à la mise en application de la stratégie patrimoniale de la société et à son actualisation ;

2. GESTION COMMERCIALE ET LOCATIVE

• Contribue à la mise en œuvre de la politique commerciale :

     - Veille à la relocation rapide des logements vacants ou en libération avec un objectif permanent de lutte contre la vacance ;

     - Participe à la commercialisation des logements neufs de l'agence dans les délais impartis ;

     - Conduit des plans d'actions de commercialisation ou de lutte contre la vacance sur un patrimoine défini à la demande du responsable d'agence ;

• Participe à la gestion de la demande (organisation de l’accueil des demandeurs, préparation de la CAL et présentation des dossiers, exécution des PV des CAL) ;

• Intervient en appui du responsable d’agence ou en son absence concernant :

     - La coordination de l’administration locative (baux, états des lieux, mutations, arrivées et départs) ;

     - Le respect par les locataires des clauses de leur bail ;

     - L’exactitude des données saisies dans le progiciel, ainsi que de leur actualisation.

3. RELATION CLIENTS ET DES PARTENAIRES DANS SON DOMAINE D’ACTIVITÉ

• Est chargé des relations de la société avec les locataires, leurs représentants et autres partenaires en recherchant les moyens d‘améliorer la qualité du cadre de vie et de services rendus. Est le représentant de la société chaque fois que nécessaire ;

• Traite les sollicitations relatives aux relations de voisinage en s’appuyant sur les éléments collectés par ses collaborateurs, détermine les actions à entreprendre (contact avec le gardien, visites, convocations, médiation…), formalise par écrit et en assure le suivi ;

• Intervient en binôme ou en suppléance du chargé de gestion de copropriétés lors des Assemblées Générales et conseils syndicaux.

4. ORGANISATION ET GESTION DES MOYENS

• Est chargé de la gestion courante du personnel dont il a la responsabilité et de toute l’équipe de l’agence en cas d’absence du responsable (horaires, absences, remplacements, polyvalence) ; peut assurer personnellement les tâches confiées habituellement à ses collaborateurs ;

• Intervient en soutien des collaborateurs lors de situations conflictuelles en cas de besoin ou à leur demande ;

• Traite les courriers le concernant, peut contrôler l’ensemble des courriers au départ de l’agence ;

• Analyse les indicateurs d’activité de l’agence liés à son périmètre d’intervention et contribue en lien avec le responsable d’agence à l’amélioration des performances ;

• Est en contact directement ou pas (via les chargés de secteur) avec les Gardiens et Employés d’immeuble : peut apporter conseil et assistance ponctuels, organise le constat de la bonne exécution des tâches qui leurs sont confiées ; est informé d’éventuels dysfonctionnements à corriger.

CARACTÉRISTIQUES

• COEFFICIENT : G4 (18 points de cotation) - Statut Maitrise
• LIEN HIÉRARCHIQUE : Responsable d’Agence
• PRINCIPAUX LIENS FONCTIONNELS : Direction Technique, service Comptable, Pôle Personnel de Proximité

Profil recherché

• Connaissances et compétences opérationnelles

> Réglementation du logement social et connaissances juridiques du droit des contrats ++

> Outils bureautiques et des logiciels internes de gestion locative et de traitement des demandes ++

> Techniques du bâtiment +

> Procédures internes ++

> Capacité à manager une équipe, des projets ++

> Capacité à représenter : ++

• En externe, la société (intérêt et image)
• En interne, la stratégie d’entreprise en matière de gestion locative

> Gestion de budget +

Légende : + Connaissance ++ Maitrise +++ Expertise

• Compétences comportementales

> Qualités relationnelles et de médiation

> Capacité à anticiper

> Disponibilité, rigueur et intégrité

> Organisation personnelle, gestion du temps et de l’urgence

> Autonomie, esprit d’initiative tout en sachant rendre compte

Les définitions suivantes ne sont ni exhaustives, ni immuables. Elles peuvent être modifiées à tout moment en fonction des besoins du Service, de la Direction ou de la Société

Réf: 9fb2ec9d-8d3e-4da0-ba82-8fe22c7d2d2d