Chargé de gestion technique régie F/H

Auvergne Habitat

Auvergne Habitat est une Entreprise Sociale pour l'Habitat, filiale régionale du Groupe Action Logement, basée à Clermont Ferrand. Nous gérons 18 000 logements sur les territoires de l'Allier, du Puy de Dôme et du Nord Haute Loire principalement sur les secteurs urbains où se situent les attentes les plus fortes. Néanmoins, nous maintenons un développement maitrisé en secteur rural en réponse à des besoins identifiés: vieillissement, logement des jeunes, accession sociale notamment.

Notre société se veut également exemplaire en matière de Responsabilité Sociale et Environnementale; ainsi elle a fait le choix depuis 2011 de placer la RSE au cœur de sa stratégie.

Auvergne Habitat, principal bailleur social d'Auvergne, s'inscrit dans une véritable dynamique; en moyenne chaque année nous construisons et proposons à la location ou à la vente près de 500 logements et engageant la réhabilitation de 400 logements.

Description du poste

FINALITÉ : Participe à la gestion technique de la régie et du magasin, contribue au bon fonctionnement technique et administratif du service.

MISSIONS

Selon les directives du responsable du pôle régie et dans le respect des procédures établies,

1 - EN GESTION TECHNIQUE

• Réceptionne les affaires CRM ; détermine la nature du traitement à apporter en fonction de l’affaire, de l’urgence, de l’importance des travaux et/ou transfert l’affaire, le cas échéant, aux prestataires extérieurs:

     - Veille à l’élaboration, l’optimisation et le suivi des plannings d’intervention des ouvriers de régie,

     - Prépare les éléments nécessaires aux interventions des entreprises.

• Gère des bases de données (activité régie (BTR) et fiches journalières, stock (BS), parc auto…) relatives à l’activité du service, des entreprises/ fournisseurs :

     - Assure la mise à jour et l’optimisation des bases de données : collecte d’éléments, analyse et vérification des éléments transmis,

     - Initie les collaborateurs à l’utilisation des bases de données du service.

• Gère le suivi du parc auto, planifie les visites périodiques (contrôle technique, révision, etc.), crée les bons de commande aux fournisseurs divers (garage, contrôleur technique), assure le suivi des cartes grises et des cartes carburant.

• Assure la gestion complète de process tels que contrôle d’accès…

• En l’absence du magasinier, dans le cadre de la polyvalence, réalise les achats de produits ou fournitures dans le respect des budgets définis, réceptionne et vérifie les livraisons de ces produits ou fournitures, en assure le rangement et stockage, actualise le fichier informatique de gestion des stocks, réalise les tâches liées à l’inventaire.

2 - EN GESTION ADMINISTRATIVE

• Reçoit, filtre, transmet les appels téléphoniques et répond aux questions posées par des interlocuteurs internes ou externes ;

• Assure la gestion et le traitement administratif des dossiers techniques dont le responsable pôle régie a la responsabilité ( parc auto, espaces verts…) :

     - Réalise le traitement administratif des consultations d’entreprises,

     - Prépare les commissions d’ouverture de plis.

• Réalise des tâches de tri, classement, codification, enregistrement, frappe et mise en forme de divers courriers et/ou rapports ;

• Assure le suivi des absences (congés payés, jrtt, absence maladie…), établit les plannings prévisionnels de départs en congé et/ou jrtt des ouvriers de régie, actualise ces plannings en y inscrivant les demandes d’autorisation d’absence avant transmission au responsable du pôle pour validation ;

• Participe au traitement du courrier du service au départ et à l’arrivée.

CARACTÉRISTIQUES:

• COEFFICIENT : G3 (13 points de cotation) - Statut Maitrise
• LIEN HIÉRARCHIQUE : Responsable pôle régie
• PRINCIPAUX LIENS FONCTIONNELS : service Maintenance du Patrimoine, Pôle Proximité

Profil recherché

• Connaissances et compétences opérationnelles

> Formation supérieure Bac+2 à Bac+3/4 : BTS, DUT GEA , Licence Pro…ou formation similaire avec 3 à 5 ans d’expérience

> Outils bureautiques (utilisation et création de base de données) ++

> Capacité à appréhender des problèmes techniques simples ++

Légende : + Connaissance ++ Maitrise +++ Expertise

• Compétences comportementales

> Rigueur et organisation personnelle

> Autonomie tout en sachant rendre compte

> Capacité à travailler en équipe

> Qualités relationnelles

> Aptitude à la communication

Les définitions suivantes ne sont ni exhaustives, ni immuables. Elles peuvent être modifiées à tout moment en fonction des besoins du Service, de la Direction ou de la Société

Réf: de70079b-381c-457f-067a-08d9bb315b34