Assistant(e) maîtrise d'ouvrage en alternance F/H

L'entreprise

Fort d’une expérience de plus de 100 ans, Habitat de l’Ill est un bailleur social en constante évolution ancré dans près de 50 communes du Bas-Rhin. Animée par des valeurs de proximité, de service et de confiance, la coopérative s’organise autour de 4 métiers : gestion locative, accession, syndic de copropriété et location de locaux d'activité. Acteur du bien vivre ensemble, nous proposons de nouveaux dispositifs innovants adaptés aux enjeux sociétaux en ayant à cœur des valeurs humaines.

Description du poste

Le poste d’Assistant(e) Maîtrise d’ouvrage a pour finalité essentielle d’assister le Directeur Maîtrise d'Ouvrage et l’équipe des Chargés d’opérations et Chargés de travaux.

En raison de son positionnement ainsi que l’articulation de l’ensemble des membres de l’équipe, l’Assistant(e) maîtrise d’ouvrage est garant(e) de l’harmonisation des outils, méthodes et pratiques entre les Chargés d’opérations et Chargés de travaux pour les sujets entrant dans son champ de compétence, notamment le suivi des courriers, correspondances clients, classement des documents papiers ou sur le réseau informatique, etc.

Ses principales missions sont les suivantes: 

ASSISTANCE DU RESPONSABLE DE LA DIRECTION

• Assurer le secrétariat classique de la maîtrise d’ouvrage
• Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement du service, traiter le courrier, l’organiser et assurer le classement
• Assurer une mission d’interface entre le Responsable de service et l’équipe
• Tenir les agendas, organiser les déplacements et réunions
• Répondre aux appels reçus

SUIVI ADMINISTRATIF DE L’ACTIVITE DE MAÎTRISE D’OUVRAGE

• Mettre à jour les tableaux de bord et de reporting de la direction concernant le suivi d’avancement des opérations selon la périodicité et les modalités définies par la direction
• Vérifier périodiquement la mise à jour des informations relatives aux opérations de maîtrise d’ouvrage figurant dans les outils métiers
• Relancer si nécessaire les Chargés d’opérations et Chargés de travaux afin qu’ils mettent à jour ces informations ou les fournissent

SECRETARIAT DES OPERATIONS DE MAÎTRISE D’OUVRAGE

• Dématérialiser et enregistrer les documents des opérations de maîtrise d’ouvrage
• Organiser et préparer les documents des études en vue de la présentation au comité d’engagement, établir les comptes-rendus correspondants et les diffuser
• Elaborer les pièces administratives des marchés en relation avec l'ensemble de la Maîtrise d'Ouvrage et le service juridique
• Assurer et garantir le suivi administratif des opérations en relation avec les chargés d'opération, les entreprises et le service comptable
• Assurer la partie administrative et les suivis des dossiers sinistres des opérations de maîtrise d’ouvrage en cours de chantiers
• Préparations administratives des livraisons clients (Planification, établissement dossiers clients, formulaires impôts, etc.)

Profil recherché

Compétences requises :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Capacités rédactionnelles
• Être rigoureux et organisé

Réf: a5f34596-9c6a-4bcd-90f6-89072cee0292