Assistant de scolarité F/H

L'entreprise

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS, l’IPSA est une école d’ingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris, Toulouse et Lyon, l’IPSA propose à ses 3100 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme d’ingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission, l’école s’engage à former des ingénieurs audacieux, créatifs et innovants, qui ont une responsabilité humaine, éthique et sociétale

Description du poste

Dans un contexte de déploiement d’un nouvel ERP scolarité, l’établissement renforce son équipe afin d’assurer une planification fiable des enseignements et une gestion rigoureuse des parcours étudiants, basé(e) à Ivry-sur-Seine.
L'assistant de scolarité est un acteur clé de la continuité pédagogique, de la qualité du service rendu aux étudiants et de la fiabilité des données académiques.

Vos missions principales seront les suivantes :

1. Planification des enseignements

• Construire et mettre à jour les emplois du temps (cours, examens, soutenances) en lien avec les directions des études
• Coordonner les contraintes pédagogiques, humaines et logistiques (enseignants, salles, groupes)
• Garantir la cohérence des plannings sur l’ensemble des périodes académiques
• Anticiper et gérer les ajustements (absences, reports, changements de dernière minute)

2. Gestion de la scolarité administrative

• Assurer le suivi administratif des étudiants : inscriptions pédagogiques, parcours, statuts
• Gérer les éléments de scolarité : notes, résultats, jurys, décisions académiques
• Produire et fiabiliser les documents officiels (certificats, attestations, relevés)
• Veiller au respect des calendriers académiques et des procédures internes

3. Utilisation et déploiement du nouvel ERP

• Se former au nouvel ERP scolarité et l’utiliser comme outil central de gestion
• Saisir, contrôler et fiabiliser les données dans le système
• Participer à l’amélioration continue des usages (retours terrain, propositions d’optimisation)
• Être un relais opérationnel auprès de la Responsable scolarité sur les sujets outils et process

4. Interface et coordination

• Être un point de contact pour les étudiants sur les questions de planning et de scolarité
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques, administratives et les enseignants
• Contribuer à une communication claire et structurée auprès des parties prenantes

Profil recherché

• Formation Bac +2 / Bac +3 minimum (gestion, administration, scolarité, organisation)
• Expérience souhaitée dans un environnement de formation, d’enseignement supérieur ou de gestion complexe
• Une expérience de déploiement ou d’utilisation d’un ERP est un atout fort

Compétences

• Très bonne capacité d’organisation et de priorisation
• Une bonne maîtrise d'Excel
• Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des données
• Aisance avec les outils numériques et les systèmes d’information
• Capacité à gérer des situations évolutives, parfois sous contrainte de délais

Qualités personnelles

• Sens du service et posture professionnelle
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des interlocuteurs variés
• Adaptabilité, réactivité et calme face aux imprévus
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations
• Curiosité
• Volonté d'apprentissage, notamment pour s’approprier rapidement de nouveaux outils et comprendre les évolutions des processus pédagogiques
• Bon sens logique et esprit d’analyse, permettant de résoudre efficacement les incohérences de planning et les problématiques de données ou d’organisation

Conditions d’exercice

• Poste à temps plein
• Basé sur campus
• Périodes d’activité soutenue liées aux rentrées, examens et jurys
• Accompagnement à la prise en main du nouvel ERP prévu

Avantages

• Tickets restaurant à 11 € (pris en charge à 60 % par l’employeur)
• Mutuelle d’entreprise avec une prise en charge à 60 %
• Abonnement de transport en commun remboursé à 60 %
• Forfait Mobilité Durable (jusqu’à 240 € / an)
• Prime de participation, selon conditions
• 1 jour de télétravail hebdomadaire possible, sous conditions

Réf: fb99dbf8-193d-468e-8ce8-ef6510802a6b