Assistant administratif et commercial F/H

L'entreprise

« Embellir la ville et la vie », telle est la mission de Néotoa !

Au-delà de faire notre métier avec passion, nous, salariés de Néotoa partageons une vraie culture commune. Nous nous mobilisons autour d’un même objectif : la satisfaction client, et portons 4 valeurs clés : Solidarité, Audace, Considération & Pérennité.

Notre épanouissement n’est pas qu’une mission des Ressources Humaines, c’est bien au-delà, un engagement d’entreprise, une confiance donnée, pour gagner en confort, en compétences, en qualité de vie au travail.

Concrètement, cela se traduit par :

• Un processus de recrutement participatif (les équipes sont associées au choix du candidat).
• Une mobilité interne favorisée : 1 poste sur 3 pourvus en interne en 2024.
• Un parcours d’intégration individualisé.
• La conduite de projets transversaux, ouverts à la participation de tous.
• Une politique de formation ambitieuse afin de développer les compétences des collaborateurs tout au long de leur vie (6% de la masse salariale !).
• Un environnement de travail agréable : des horaires modulables, du télétravail, des RTT…
• Une politique sociale dynamique : Primes de fin d’année & de vacances, Intéressement, Forfait mobilité durable, Egalité Femme/Homme avec l’allongement du congé maternité/paternité, Dispositif de retraite progressive supra-légal…
• La prise d’initiatives étendue : Eh oui, on a tous de bonnes idées !

Et vous, aimeriez-vous travailler dans une entreprise libérée ?

Description du poste

Au sein du Pôle Vente et Gestion Tertiaire, vous assurez le process de commercialisation des logements neufs (gestion administrative, commerciale et comptable des opérations de ventes neuves en PSLA, VEFA).

Activités principales :

Assurer la création et la gestion administrative des ventes

• En collaboration avec l’assistant.e administration des ventes, vous veillez au suivi régulier des échanges avec les clients et met jour les documents :
  • • Récupérer et classer les pièces administratives des clients ;
    • Assurer le montage du dossier en vue de la délivrance des agréments définitifs auprès des collectivités (Rennes métropole, CD35…) ;
    • Créer et suivre les comptes clients sur l’outil de gestion : création des tiers et des contrats PSLA dans le logiciel, mise en place les prélèvements, contrôler les pièces règlementaires ;
    • Établir des documents et courriers liés à son périmètre (décomptes de levée d’option, attestations de loyer, dépôt de garantie, courrier de résiliation des contrats, relances clients, mise en demeure avant fin de contrat, échanges clients ) ;
    • Suivre les différentes étapes de l’administration des ventes (signature chez le notaire, suivi bancaire avec les différents organismes,..) et en informer les parties prenantes internes ;
• Assurer le suivi des pré accords de financement et les relances clients (VEFA et PSLA) ;
• Réaliser les appels de fonds pour les opérations neuves en VEFA et en assurer le suivi auprès de la Direction Administrative et Financière ;

Assurer le process de commercialisation des logements neuf, en lien avec l’assitant(e) commercial(e) vente neuve 

• Assurer l’interface avec les Clients et les collectivités : assurer l’accueil physique et téléphonique, préparer les courriers et mailings ;
• Préparer les dossier administratifs pour permettre aux commerciaux la rédaction des réservations sur les logiciels de gestion des ventes ;
• Enregistrer le dossier client sur le logiciel ADV ;
• Assurer le suivi des encaissements des dépôts de garantie, en lien avec le service Comptabilité, en suppléance de l’assistant(e) commercial(e)
• Réaliser les Lettres de commande et Bons de commande liées aux dépenses du Pôle sur le logiciel comptable interne (ULIS) et assurer le suivi ;

Activités secondaires :

• Participer à des groupes de travail visant l’amélioration continue du service ;
• Assurer les notifications et le suivi des dossiers clients auprès des notaires en suppléance de l’assistant administratif des ventes ;
• Participer à la préparation et à l’organisation d’événements commerciaux (portes ouvertes, salons, événements institutionnels) ;
• Réaliser les Lettres de commande et Bons de commande liées aux dépenses du Pôle sur le logiciel comptable interne (ULIS) et assurer le suivi ;

Profil recherché

Et si c'était vous ?

• Vous faites preuve d’une grande organisation et d’une rigueur naturelle, avec une réelle aisance à prioriser et à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Proactif(ve) et adaptable, vous aimez trouver des solutions et soutenir l’activité au quotidien.
• Votre sens du relationnel est reconnu, tant pour accueillir les clients que pour collaborer efficacement avec les équipes et les partenaires.
• Vous êtes à l’aise à l’oral comme à l’écrit, avec une attention particulière à la qualité et à la clarté des documents.
• Curiosité, esprit d’équipe et fiabilité seront vos meilleurs atouts pour réussir dans cette fonction.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez vous adapter rapidement à de nouveaux logiciels métiers.

Avantages

• RTT
• Télétravail
• Primes
• Carte restaurant
• Mutuelle

Réf: 60b7b02f-a8b6-4ebf-8f93-03626cc2a473