Premier(e) de Réception F/H

L'entreprise

Au cœur du XVIIe arrondissement, entre le parc Monceau et le village des Batignolles, le Groupe Galia s'apprête à ouvrir La Fondation, un lieu exceptionnel de plus de 10 000 m2. Pluriel, il accueillera en son sein un hôtel 5 étoiles, deux restaurants, un rooftop, un espace de bureaux avec auditorium et jardin suspendu, un club de sport avec un mur d’escalade et une piscine semi-olympique.

Ouverture prévue dernier trimestre 2024.

Description du poste

En collaboration et sous l’autorité du Chef de Réception, le Premier de Réception est responsable des missions suivantes, ainsi que le bon déroulement du séjour des clients de l’hôtel. Il doit être capable de gérer diverses situations avec professionnalisme, d'avoir d'excellentes compétences en communication, et de maintenir un haut niveau de service client tout en respectant les normes élevées de l'établissement.

Ses missions principales sont les suivantes :

• Accueil et enregistrement des clients : Accueillir les clients avec professionnalisme et courtoisie. Effectuer l'enregistrement des arrivées et des départs de manière efficace. Fournir des informations détaillées sur les services de l'hôtel, les installations et les attractions locales.
• Gestion des réservations : Confirmer les réservations et gérer les annulations si nécessaire. Assurer une gestion efficace des chambres disponibles et de la planification des arrivées. Superviser l’équipe de la réception dans la vérification des réservations passées et à venir.
• Gestion des clés et des accès : Remettre les clés ou cartes magnétiques aux clients et expliquer le fonctionnement des dispositifs de sécurité. Gérer les problèmes liés aux clés perdues ou aux accès non autorisés.
• Service à la clientèle : Répondre aux demandes des clients de manière prompte et professionnelle. Résoudre les problèmes et les plaintes des clients de manière satisfaisante.
• Coordination avec les autres services : Collaborer avec les autres départements de l'hôtel, tels que les points de ventes restauration, le service d'étage et la direction, pour assurer une communication fluide et une prestation de services cohérente.
• Formation et supervision du personnel : Encadrer les nouveaux membres du personnel de réception. Superviser les activités quotidiennes de l'équipe de réception pour garantir un service de haute qualité. Former et évaluer les collaborateurs en respectant le planning d’intégration et de formation établi. Assurer leur montée en compétences sous la responsabilité du Chef de Réception.
• Veille à la sécurité : S'assurer que les protocoles de sécurité de l'hôtel sont respectés. Intervenir en cas d'urgence ou de situation critique.
• Rapports et tenue des registres : Compiler et maintenir des registres précis des arrivées, départs et autres transactions. Préparer des rapports réguliers pour la direction de l'hôtel.
• Facturation: Contrôler et suivre la facturation des clients et de la caisse de l’hôtel. Prise en charge du suivi et de la relance des débiteurs afin qu’il y en ait le minimum. Réconciliation des factures de l’hébergement et notamment des OTAs chaque début de mois. Enregistrement des factures fournisseurs et réalisation des inventaires de la Réception/Conciergerie.
• E-Réputation: Répondre aux commentaires clients : Booking, Tripadvisor, Expérience, Expedia, etc.
• Commercial: Contribuer à la vente, réaliser des upsells et former l’équipe de réception à ces procédures, le yield management, les réseaux sociaux, la satisfaction client, en collaboration avec notre service commercial. Assurer les visites de l’hôtels pour toute personne qui souhaiterait visiter.
• Reporting : S'assurer que les informations sont remontées aux bons interlocuteurs (La Fondation étant pilote sur de nombreux projets/outils). 

Ces listes ne sont pas exhaustives et ne sont données qu’à titre indicatif. Le collaborateur pourra être amené à réaliser toute activité permettant de remplir la mission générale du poste.

Profil recherché

• Vous êtes un(e) "bon(ne) communiquant(e)" à l’écoute de notre clientèle.
• Vous savez gérer et manager votre équipe
• Politesse, courtoisie, maîtrise de soi, sang froid et discrétion sont vos qualités essentielles.
• Vous êtes autonome et aimez travailler en équipe.
• Votre présentation est soignée.
• Vous êtes de formation spécialisée en Hôtellerie et vous disposez d’une expérience d’au moins 2 an dans un poste similaire.
• Vous êtes bilingue anglais, bénéficiez d’un excellent relationnel, d’une excellente présentation, de capacité d’écoute, d’autorité, de rigueur, de disponibilité et d’enthousiasme. Vous êtes un leader naturel et un référent technique pour vos équipes.
• Vous maitrisez parfaitement le français à l’oral comme à l’écrit.
• La connaissance du logiciel MEWS et de DUVE serait apprécié.

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