Assistant des Ressources Humaines F/H

L'entreprise

GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE

Membre du Groupe IONIS, l’EPITA est une Grande École d’ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

L’école est ouverte à tous les profils qui recherchent l'excellence, en 3 ans (experts, Bachelors) comme en 5 ans (cycle ingénieur). Elle développe depuis 1984 une approche pédagogique inédite qui associe la pratique, la recherche et l'innovation. Présente sur cinq campus en France, elle est par nature ouverte à l'international, à la recherche et à l’entrepreneuriat.

Ses étudiants apportent chaque jour des réponses innovantes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociaux de demain. Avec 8 500 diplômés dans plus de 2 000 entreprises, l’EPITA offre des opportunités de carrière sans frontières.

Description du poste

Nous recherchons pour l'EPITA basée au Kremlin-Bicêtre, un.e Assistant.e de Ressources Humaines.

Vous intégrerez une équipe RH dynamique composée d'une responsable RH et d'une chargée RH. Vous serez impliqué.e dans divers aspects de la gestion des ressources humaines, du recrutement à la formation, en passant par l'onboarding et le suivi administratif du personnel. Vous jouerez un rôle clé dans le soutien quotidien de l’équipe RH, en contribuant à la gestion des processus RH et en assurant un service de qualité aux collaborateurs.

Vos principales missions seront les suivantes :

Formation 

• Contribuer à l’identification des besoins en formation en collaborant avec les managers et les collaborateurs, et élaborant le plan de développement des compétences
• Organiser et planifier les sessions de formation en tenant compte des disponibilités des collaborateurs et des prestataires, en coordonnant avec les organismes externes (prise de devis, négociation des modalités) et en gérant la logistique des formations internes si besoin (réservation des salles, matériel pédagogique, convocation des participants)
•  Assurer la gestion administrative de la formation en enregistrant les actions réalisées dans les outils dédiés, en établissant et transmettant les documents nécessaires (conventions, attestations de présence, feuilles d’émargement), en suivant les budgets en collaboration avec la comptabilité ou le service finance, et en préparant les dossiers pour les demandes de prise en charge auprès de notre OPCO (AKTO)
• Collecter les retours des participants via des questionnaires ou des entretiens, évaluer la qualité et l’impact des formations réalisées, et proposer des améliorations ou ajustements en fonction des feedbacks recueillis

Gestion de l’on-boarding avec l’assistante RH

• Préparer et envoyer la promesse d’embauche au candidat
• Collecter et vérifier les documents administratifs requis auprès du nouveau collaborateur, avec suivi en cas de pièces manquantes
• Demander la création des comptes professionnels (email, outils spécifiques)
• Gérer et commander le matériel informatique requis
• Assurer la demande d’accès aux outils internes nécessaires (licences logicielles, téléphonie, etc.)
• Suivre la période d’essai via l’intégration dans les tableaux de suivi et l’organisation des entretiens de fin de période d’essai
•  Intégrer le nouveau salarié dans les tableaux de paie et transmettre les documents requis à la comptabilité pour la DPAE dans les délais
• Gérer la demande d’affiliation à la mutuelle
• Créer la fiche salariée et organiser le rendez-vous auprès de la médecine du travail

Rectorat 

• Assurer la gestion des déclarations individuelles, notamment la collecte, la vérification et la transmission des informations administratives requises pour les enseignants
• Gérer les déclarations annuelles en consolidant les données, en préparant les rapports réglementaires et en assurant leur conformité avant transmission aux autorités compétentes

Gestion des contrats de travail des vacataires 

• Coordonner avec les différents services (scolarité des sites en régions, service pédagogique des programmes internationaux, etc.) pour collecter les informations nécessaires à la gestion des contrats
• Rédiger et finaliser les contrats des enseignants vacataires et des autres intervenants (CDDU, CDD)
• Prendre en charge la gestion des contrats des assistants de l’EPITA, incluant la rédaction, le suivi et les éventuelles modifications

Suivi administratif des salariés étrangers

• Vérifier et suivre la validité des titres de séjours et des autorisations de travail, et veiller à leur renouvellement dans les délais requis 

Recrutement 

• Si besoin, assurer un appui opérationnel à la chargée RH dans la gestion des recrutements 
• Évaluer les besoins en recrutement en collaboration avec les managers et contribuer à la rédaction ou à l’actualisation des fiches de poste
• Diffuser les annonces sur la plateforme WeRecruit
• Analyser et trier les CV pour identifier les candidats correspondant aux profils recherchés
• Organiser et, le cas échéant, conduire des entretiens de préqualification tout en assurant un retour structuré au manager 
• Ouvrir le processus d’embauche en gérant les premières étapes administratives et en coordonnant avec les équipes concernées 
• Actualiser et archiver les fiches de poste

 Suivi administratif du personnel 

• Gérer les dossiers du personnel et maintenir à jour les bases de données RH
• Traiter et suivre les demandes de congés et d’absences des collaborateurs via notre SIRH (Eurécia)
• Assurer le suivi et la gestion des demandes de télétravail

Interlocuteur pour les questions relatives à la mutuelle

• Gérer les demandes d’affiliation, de modification et de résiliation des contrats de mutuelle, en assurant le suivi administratif complet des dossiers
• Répondre aux questions des salariés concernant les prestations de la mutuelle, leur couverture santé, et les démarches à suivre pour adhérer ou apporter des modifications ;
• Veiller à la régularité des cotisations et gérer leur ajustement selon l’évolution des situations des salariés (changement de statut, de salaire, etc.)
• Assurer la communication des informations sur les garanties, les remboursements et les évolutions légales de la mutuelle à l’ensemble des collaborateurs 

Co-gestion de la boite RH

• Assurer la gestion de la boîte mail RH en traitant les demandes internes et administratives des collaborateurs dans les délais impartis
• Traiter les demandes de renseignements courants, les questions relatives aux procédures RH et apporter un soutien à l’équipe dans la gestion des demandes administratives

Soutien opérationnel à l’équipe RH dans la réalisation de diverses missions, en fonction des besoins du service et des projets en cours

Participation à la vie de l’école : JPO, salons, concours Advance, Advance parallèle, CPGE et autres

Profil recherché

Nous recherchons un.e candidat.e titulaire d’un Bac +2/3 minimum en gestion des ressources humaines, avec au moins 1 an d’expérience dans un service RH.
 
Le.la candidat.e idéal.e devra maîtriser l'ensemble de la suite Office (emails, Teams, Forms, etc.). La connaissance de notre SIRH (Eurécia) seront considérées comme un atout majeur.
 
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément. Vous devez faire preuve d’un bon sens du relationnel et de l’écoute, tout en étant capable de travailler en toute confidentialité et avec rigueur. Vous serez amené.e à travailler en autonomie, tout en étant réactif.ve et capable de prioriser les tâches. Un bon esprit de diplomatie et de patience est essentiel pour accompagner efficacement vos interlocuteurs et répondre à leurs besoins.

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l’enseignement supérieur privé en France porté sur l’innovation et l’esprit d’entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d’ambitions, alors n’hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

Réf: 41e218ba-7f8e-458f-92f5-b82a495cdc4d