Assistant(e) Direction - CDI _ Nantes F/H

L'entreprise

Acteur majeur du logement social sur le territoire métropolitain nantais, Nantes Métropole Habitat est propriétaire et gestionnaire de 26 550 logements sociaux et équivalents, permettant ainsi à près de 52 000 personnes de se loger.

Créé il y a plus d'un siècle (1913), Nantes Métropole Habitat (Office Public de l'Habitat) a d'abord accompagné l’histoire et les évolutions de la ville de Nantes, passée de 133 000 habitants il y a un siècle à près de 300 000 aujourd'hui, et a été un acteur permanent du progrès social et urbain.

Engagé dans les enjeux de transformation publique, de performance et d’innovation, l’Office gère un patrimoine important et conduit une politique ambitieuse de développement, de réhabilitation et de modernisation de ses services.

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Description du poste

Sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif des activités et coordonne les actions de la direction.

Il/elle assure un rôle d’interface auprès des collaborateurs de sa direction et et facilite la communication avec les services et partenaires.

Activités principales :

Gestion administrative de la direction

-       Gère les plannings et agendas de la direction.

-       Participe aux réunions de direction et de service et réalise les comptes rendus.

-       Edite les tableaux de bord de la direction et assure leur diffusion, procède à l'extraction de donnée.

-       Suit le budget alloué à la direction et les marchés concernant la direction (réalisation de bons de commande).

Gestion logistique de la direction

-       Gère l'arrivée et le départ du courrier de la direction, assure le classement du courrier (administration de la GED).

-       Gère, d’un point de vue logistique, les évènements dont l’organisation est confiée à la direction. Assure la recherche de lieux externes pour l'accueil des évènements de la direction

-       Gère les fournitures de la direction.

Ressources Humaines

-       Contrôle et valide les documents justificatifs des absences exceptionnelles.

-       Assure le suivi administratif des entretiens professionnels.

-       Assure la déclaration des accidents de travail.

-       Transmet les informations courantes sur les conditions d'emploi aux collaborateurs de la direction.

Gestion opérationnelle de dossiers

-       Assure, à la demande de la Directrice, le suivi opérationnel de certains dossiers.

Coordination des activités des assistantes de la direction

-       Participe aux réunions de coordination avec l'assistante de DGA.

-       Organise et régule son activité avec les assistantes.

-       Assure la continuité de service de l'ensemble des assistantes de la DGA.

-       Assure la continuité de service en l’absence de l’assistante de DGA (courriers, appels, urgences).

-       Assure la qualité des documents produits au sein de la direction (respect de la charte graphique et qualité de rédaction).

Activités spécifiques

-       Fait circuler l'information auprès des personnels de la direction.

Il/Elle pourra être amené (e) à réaliser toutes les missions demandées par sa hiérarchie entrant dans le champ des compétences du métier.

Profil recherché

Issu d’une formation en assistanat, vous justifiez d'une expérience confirmée sur un poste en assistanat de direction.

Vous faites preuve de curiosité et êtes capable d'acquérir une compréhension du métier exercé par les services avec lesquels vous travaillerez. Vous appréciez le travail transversal et collaboratif.

Vous possédez un esprit de synthèse et de solides compétences rédactionnelles.

Vous faites preuve d'autonomie et d’adaptation, d’organisation. Vous êtes en capacité de gérer l’urgence et de prioriser votre activité.

Vous adaptez votre communication à la diversité de vos interlocutrices/ interlocuteurs et faites preuve d'un excellent relationnel.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les outils numériques (Outlook, Teams...).

Ce poste est à pourvoir en CDI à temps plein à Nantes. 

Les + NMH :

- Une entreprise reconnue qui assure sa mission sur le territoire depuis plus de 110 ans

- Accès transports en commun (75% pris en charge par l'employeur) et plan de mobilité entreprise (aides financières…)

- Un parcours d'intégration adapté pour tous les nouveaux collaborateurs par une communauté de facilitateurs

- Un plan de développement de compétences répondant aux évolutions des collaborateurs

- Temps de travail à 37H30 avec l'attribution de 15 jours de RTT et de 31 jours de congés payés

- Tickets restaurants d'une valeur de 9,50€ (60% pris en charge par l'employeur) et mutuelle d'entreprise (75% pris en charge par l’employeur)

- Avantages CSE (chèques vacances, chèque rentrée scolaire, arbre noël, sport, culture, sorties...)

-Charte télétravail et horaires variables

Réf: 0dc1da83-8e71-400c-bb26-7d45e0b9b7fa